Estas herramientas te ayudarán a agilizar los procesos, a automatizar un sinfín de tareas, a comunicarte mejor y a invertir tu tiempo en volverte más y más productivo. Independientemente de si trabajas con un equipo pequeño, solo o con 15 personas, estas herramientas te brindarán las oportunidades de diversificar tus funciones y explorar otras formas de llevar a cabo los proyectos. Aquí vamos.
Herramientas para Reuniones en Línea
Aunque pueda ser un desafío reunirte con todo tu equipo o con los clientes, lo mejor es que estas herramientas gratuitas te permiten desde reuniones con varios participantes y chats con los que puedes agendar las reuniones, hasta facilitar las presentaciones de negocios entre empleados o clientes remotos.
1. Skype
La primera razón por la cual Skype es una buena alternativa es porque la mayoría de las personas tienen una cuenta de Skype y están familiarizadas con el funcionamiento del software. Además, puedes enviar fácilmente un mensaje de chat durante una reunión, o gracias a su colaboración con PowerPoint, compartir la pantalla sin perder las capacidades de una videoconferencia.
La video llamada grupal permite que un máximo de 50 personas se reúna y colabore al mismo tiempo con facilidad, además de que puedes mostrar grabaciones en vídeo y mucho más a todo el equipo, sin contar que gracias a las conversaciones cara a cara que permiten las video llamadas de Skype, resulta más rápido y productivo asignar proyectos y negociar plazos.
2. ezTalks Cloud Meeting y/o Zoom
Ambas plataformas son una solución versátil de videoconferencia y conferencia web de clase empresarial. Hace que sea extremadamente fácil reunirse y colaborar con compañeros de trabajo, socios y clientes en cualquier momento desde cualquier lugar, en sus versiones gratuitas cuentas con 40 minutos de reuniones (que pueden ser distribuidos entre varios del equipo cuando el tiempo límite llegue a su punto) y organizar reuniones en línea con hasta 100 participantes.
ezTalks Cloud Meeting y Zoom te permiten presentar las programaciones de reuniones en línea, contenido y pantalla compartida, chat multiplataforma grupal y privado, pizarra interactiva, grabación para reproducción y referencia posterior, que ayudan a que sus reuniones en línea sean más productivas y eficientes.
Herramientas de Colaboración y Trabajo en Equipo
Las plataformas de colaboraciones virtuales nos permiten realizar trabajos en equipo, mantenernos en constante comunicación y aumentar la productividad mediante la interacción de los equipos de trabajo.
4. Slack
En muchos sentidos, Slack es una aplicación de mensajería instantánea muy usada por los trabajadores remotos, permite tener intercambios rápidos de conversación y al mismo tiempo, maneja integración con Google Drive para que puedas compartir fácilmente datos o archivos de trabajo, tiene una aplicación móvil para que siempre puedas responder una inquietud, aclarar una instrucción o abordar un problema en tiempo real.
Slack también es compatible con un número creciente de aplicaciones de terceros que se pueden utilizar para mejorar su funcionalidad, por ejemplo, si deseas tener un administrador de proyectos integrado. Slack es como una malla digital que no solamente une a los equipos de una misma organización sino que es lo suficientemente abierta como para acomodar fácilmente a nuevos miembros del equipo, nuevos clientes y nuevas formas de usarla.
5. Brosix
Este software representa la simplicidad enfocada a combinar un rango de características en una red privada interna, Brosix Instant Messenger es un programa centrado de mensajería instantánea empresarial que sirve para proporcionar a las empresas redes privadas de comunicación internas donde impere la colaboración y la seguridad.
Con esta plataforma puedes comenzar organizando reuniones individuales, enviando y recibiendo archivos, compartiendo pantalla o usando el escritorio remoto, todo en un solo programa. Incluso hay más funciones disponibles en Brosix, por lo que tiene la flexibilidad de elegir la mejor manera de colaborar.
Su versión gratuita es bastante sólida y su versión Premium y/o Business te permiten el uso de más herramientas que valen la pena por su módico valor mensual.
Herramientas de Administración de Proyectos
6. Asana
Solido espacio gratis hasta 15 miembros en el que podrás administrar proyectos, programas y procesos, sin importar cuán avanzados o complejos sean. Asana es una maravilla para el Home Office, ya que podrás visualizar tu trabajo en tableros, listas, cronogramas y calendarios, así como también podrás planificar y estructurar el trabajo como lo deseas.
En sus tableros puedes usar notas adhesivas para realizar el seguimiento de las tareas en cada etapa, haciendo que los procesos de trabajo sean más transparentes. De igual forma, con la visualización tipo Lista podrás capturar cada paso del trabajo o procesos del proyecto en un solo lugar y administrar cada uno de principio a fin.
Con la visualización tipo Cronograma podrás planificar planes del proyecto en una línea de tiempo y así entender mejor la relación entre las tareas para mantener el trabajo en marcha, incluso cuando los planes cambien. Con el Calendario serás capaz de detectar fácilmente agujeros y superposiciones en tu agenda, de esta forma llevarás a cabo los ajustes pertinentes
La opción de subtareas y Milestones te ayuda a visualizar, medir y compartir el progreso de una tarea, proyecto o gestión, y gracias a su integración con Slack, cada vez que asignes un proyecto, el miembro del equipo recibirá la notificación del mismo en el chat personal y privado.
Versiones Premium podrían contar con otras integraciones como, asignación de proyectos o entregas a través del correo, y mucho más.
7. World Time Buddy
Si una cosa es segura en el mundo del Home Office, especialmente cuando se tiene un gran equipo de empleados remotos y se diversificó el trabajo a un área internacional, es que los miembros del equipo y sus clientes trabajan en diferentes zonas horarias.
Con World Time Buddy puedes programar reuniones en los momentos apropiados, delineando diferentes zonas horarias. Y esto se debe a que es un conveniente reloj mundial, convertidor de hora y un programador de reuniones en línea.
En sí, este software te ayudará a comparar zonas horarias con un vistazo rápido, planificar llamadas de conferencia que funcionen para todas tus gestiones o clientes, y programar reuniones web en los momentos en horas aptas.
8. Quire
Quire es otra alternativa gratuita que cada vez está siendo más popular, ya que puedes adaptar todas las tareas de tus proyectos, la administración y cronograma en su aplicación gratuita que facilita la gestión de asignaciones para equipos creativos.
Esta aplicación está seleccionada como una de los mejores administradores y organizadores gratuitas, especialmente para equipos que necesitan gestionar proyectos complejos, laboriosos y que consumen mucho tiempo.
Quire te ayudará a lograr esto al dividir las tareas en componentes más pequeños y fáciles de manejar. Luego podrás priorizar las tareas según lo necesario y su mejor característica es su interfaz organizada y fácil de navegar, sin restringir el número de tareas y subtareas manejables:
• Tareas y subtareas ilimitadas
• Organizar y priorizar tareas.
• Asigna y comenta y establece el estado de cada tarea
• Espacio de trabajo todo en uno transparente y fácil de usar
• Canal de colaboración instantánea y en tiempo real
• Acceso exclusivo de terceros
• Integraciones con Siri y la cámara para iPhone
• Roles de equipo y permisos
• Carpeta inteligente + función de filtro
• Aplicaciones móviles iOS y Android
Herramientas para Compartir Archivos y Almacenamiento
9. Drive
Drive no solo es el mejor servicio de almacenamiento en la nube por su capacidad de clasificación y fácil uso, sino también por las mejoras en la forma de compartir recursos.
Su versión gratuita te permitirá hacer uso de un espacio de 15 GB que son expandibles a costos muy bajos, desde USD $3 mensuales para los paquetes de 100 GB a más.
Posee integración con casi todos los softwares de gestión de proyectos, organización, comunicación y llamadas, es por eso que merece la pena su uso para el Home Office ya que te ayudará a conectar tus recursos de una forma simple y rápida.
También puedes encontrar más herramientas disponibles para esta categoría en: 7 Herramientas Gratuitas de Almacenamiento en la Nube
Herramientas de Seguridad en Línea para el Home Office
10. LastPass
Abrir una cuenta en todas las herramientas enumeradas más arriba puede ser una odisea en cuestiones de seguridad, porque, como ya debes saber, no es recomendable repetir la misma contraseña en todas las cuentas.
Es Lastpass es un administrador de contraseñas que almacena las contraseñas de forma segura, además de facilitar el inicio y cierre de sesión de los sitios, se basa en una aplicación que instalas en tu computadora y accede con una contraseña maestra, esta se recomienda que sea muy, muy segura.
Ofrece extensiones para todos los navegadores principales: Chrome, Firefox, Safari, cuya función es ayudarte a cuándo necesitas iniciar sesión en un sitio, reconociendo el sitio y llenando los campos para ingresar por ti, lo único que tendrás que hacer es darle clic en el botón de inicio de sesión.
Es una herramienta gratuita para escritorio, si quieres tener acceso al móvil, el costo es USD $ 12 anuales.
Conoces alguna otra herramienta que hayas probado y sea genial para el Home Office?. Gracias por compartir!
